2015/5/8(金) 会社設立の方法

電子定款のメリット・デメリット

会社設立時には定款を作成しなければなりませんが、定款を紙で作成するのではなく電子データにすることで、印紙税非課税とすることができます。電子データで作成された定款は、「電子定款」と呼ばれており、株式会社を設立するときには、公証役場で電子定款の認証を受けることも可能です。ここでは電子定款の作成方法や、メリットとデメリットについてご説明します。

紙ではなく電子データの定款「電子定款」とは？

定款とは、会社の基本的なルールを定めたもので従来は作成したものを紙に印刷して保管しておくものでしたが、近年は電子データで作成することも認められるようになりました。この電子データで作成した定款のことを、「電子定款」と言います。
株式会社の設立時には、定款に公証人の認証を受けなければなりません。以前は紙の定款しか認められていませんでしたが、現在は公証役場でも電子定款の認証を受け付けてもらえます。

電子定款の作成には機器やソフトが必要

電子定款であっても、Wordなどの文書作成ソフトで原稿を作成するところまでは、紙の定款の作成方法と同じです。しかし、電子定款にする場合には、文書作成ソフトで作成した原稿をPDFファイルに変換する必要があります。

PDFファイルへ変換できるソフトには無料のものもありますが、どのソフトでもいいというわけではありません。電子定款を作成するためには、デジタル文書が正しいことを証明する「電子署名」を挿入できる機能のついたPDFファイルに変換する必要があります。そのため実際に使えるのは「Adobe Acrobat 9」、「Adobe Acrobat X」などの有料のソフトになります。

PDFファイルへの変換が完了したら、電子署名を付けましょう。電子署名を付けるためには、市区町村役場で住民基本台帳カード（住基カード）を取得し、実印でいう印鑑証明書にあたる「電子証明書」を発行する必要があります。なお、住基カードに記録された電子証明書を読み込むには、ICカードリーダライタという機器が必要です。

電子署名の付与は、PDF署名プラグインソフトを利用して行います。PDF署名プラグインソフトは、法務省のウェブサイトから無料ダウンロードが可能です。

電子定款の認証でも公証役場に行かなければならない

株式会社を設立するには、作成した電子定款に公証人の認証を受けなければなりません。電子定款は、事前に指定公証人のいる公証役場と打ち合わせをした上で、法務省の登記・供託オンライン申請システムを経由し、公証人に送信します。
ただし、認証を受けた電子定款のデータ受け取りは、インターネット経由ではできません。送信手続きが終わった後に公証役場から連絡がくるので、公証役場に直接出向いて受け取ることになります。なお、電子定款のデータは、CD-RやUSBメモリなどの媒体に記録して渡されます。

電子定款を利用するメリットとデメリット

契約書など、経済的取引に伴って作成される文書は、印紙税法により課税されます。定款にも印紙税がかかりますから、紙の定款を作成したら4万円の収入印紙を貼る形で印紙税を納めなければなりません。ただし、電子定款を作成した場合には、この4万円の印紙税は不要です。会社設立時には必ずかかってしまう法定費用がありますが、電子定款を利用することで設立の際の費用を抑えることができるというメリットがあります。

一方、電子定款を作成するには、そのための機器やソフトを用意しなければならないというデメリットがあります。必要な機器やソフトを購入するのに4～6万円程度かかるので、自分で作成すれば節約できると思っていた印紙税分のお金が帳消しになってしまう可能性があります。

電子定款にすれば印紙税が節約できますが、機器やソフトの導入に費用がかかってしまいます。そのため、電子定款を作成するなら、既に機器やソフトを導入している司法書士などの専門家に任せてしまうのもいいでしょう。専門家に依頼すれば、他の手続きも含めて対応してもらえますから、スムーズに会社設立手続きができます。